4 formas de fazer com que seus emails sejam mais efetivos

Ph: Glenn Carstens-Peters/Unsplash

 

Quando se trata de e-mails, eu não economizava. Eu sempre fico com medo de parecer muito direta ou muito fria, pois todas essas palavras a mais e pontos de exclamações, me fazem soar um pouco mais próxima e amigável. No entanto tem uma coisa: acabo perdendo meu tempo, junto com o tempo da pessoa que está lendo a mensagem. Ninguém quer gastar sua preciosa energia mental para entender qual é o seu ponto. Então, se você tem um lugarzinho no seu coração para o “small talk” e para uma linguagem mais floreada como eu – Como dar um jeito nisso e resumir suas mensagens, até chegar ao ponto que realmente importa? Aqui vão 4 dicas que me ajudaram:

 

1. Corte palavras e frases de preenchimento

Há grandes chances de você estar usando frases de preenchimento em seus e-mails. Não acredita? Escreva um e-mail para um colega e veja quantas vezes você incluiu as palavras “eu acho”. Embora isso ajude a deixar sua linguagem mais suave, é totalmente desnecessário. Dá para ver que “isso é o que você acha”, já que é você quem está escrevendo a mensagem. A mesma regra vale para palavras como “apenas”. Nós sempre a colocamos aqui e ali. Mas, em muitos casos, pode ser completamente cortada. Quando se trata de filtrar qualquer outra confusão que pode estar oculta, tem outra dica que sempre continua comigo: procure onde você colocou as vírgulas. Muitas vezes, elas estão antes de palavras que você pode deletar. Tipo coisas como “Desnecessário dizer,” “No entanto,” “De fato,” ou até mesmo “Tipo,” que usei para começar essa frase.

 

2. Use bullet points

Incluir o contexto necessário é uma coisa. Mas, especialmente em e-mails, é tentador ir além e encher sua mensagem com todos os tipos de detalhes irrelevantes. Por isso, usar bullet points pode ser muito útil – eles te forçam a ser muito mais conciso e direto. Se desafie em identificar onde há qualquer parágrafo que poderia se tornar uma lista mais curta. Como você não quer que todo seu e-mail fique repleto de bullet points, quebre vários pedaços grandes de texto, que podem ajudar a deixar sua mensagem mais curta (e muito mais organizada).

 

3. Envie documentos relevantes

De vez em quando, a informação que você está tentando, desesperadamente, abarrotar em seu e-mail já está registrada em outro lugar – seja em um documento, uma apresentação, um site ou qualquer outra coisa. Não há necessidade de reinventar a roda. Então, se você consegue inserir alguma fonte adicional que compartilha essa informação necessária, envie ao destinatário ao invés de tentar resumir. Exemplo, ao invés de falar sobre toda a excelente estratégia de marketing que a empresa concorrente fez, copie e cole o link de uma materia sobre a tal estrategia. A pessoa ja vai entender por ali.

 

4. Pule o “small talk”

Começar cada mensagem com uma pergunta amiga parece a coisa mais educada a fazer. Exemplo: “Boa tarde fulano, Como foi o feriado em Trancoso? Muitas ondas ou só aquela cervejinha na praia?”. Isso é  parte desnecessária que muita gente passa por cima. Fique à vontade para manter o rápido e agradável, “Espero que esteja bem”. No entanto, provavelmente é melhor deletar qualquer outra coisa além disso.

 

 

Lembre-se de que se tentar ser mais eficiente e efetivo em sua comunicação escrita é o que mais importa. Desde que seja algo que você continua consciente, com certeza seus e-mails vão continuar a melhorar.

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Thanks babe!

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